Kesibukan Customer Service Online Adalah 6 Hal Ini. Apa Saja Ya?

Apakah seringkali customer service online tampak seperti pekerjaan sepele? Tunggu dulu, jangan remehkan tugas para CS online yang terkesan sederhana. Perlu kita tahu kegiatan mereka tidak hanya mengecek pesan chat di dalam aplikasi. Namun juga bertanggung jawab untuk semua data pembelian barang.

Pekerjaan customer service online adalah jobdesk yang multitasking. Tidak hanya soal mengurus konten toko online maupun komunikasi pelanggan secara digital. Team CS perusahaan harus memastikan semua pesanan lengkap dan terkonfirmasi. Untuk itu seluruh request beserta semua pertanyaan calon pembeli harus terjawab.

Maka bisa dipastikan tugas customer service online adalah melayani kebutuhan klien dalam bentuk apapun itu. Tujuan penting di baliknya tak lain demi branding produk agar semakin diminati pengunjung toko digital.

Jadi kita bisa melihat betapa kompleks tugas customer service online di garda depan marketing komunikasi perusahaan. Hubungan dengan pihak internal atau divisi lain juga penting untuk eksekusi order klien.

Secara ringkas apa sajakah peranan customer service online untuk membantu konsumen?

  1. Standby dengan Aplikasi Bisnis

Salah satu kewajiban pokok customer service online adalah standby dengan alat komunikasi bisnis. Baik itu ponsel dengan aplikasi WhatsApp ataupun Instagram. Termasuk perangkat laptop untuk membuka halaman toko online. Nah seluruh chat yang diterima harus mendapat balasan secepat mungkin. Jika tidak gesit maka calon pembeli bisa berpaling pada kompetitor.

  1. Sikap informatif yang Bersahabat

Selalu menyapa customer dengan sikap santun dan bersahabat. Menjelaskan informasi yang diperlukan secara lengkap. Terutama jika klien bertanya soal proses order barang maupun transaksinya. Namun penjelasan tersebut secukupnya bersifat ringkas, padat, dan jelas.

  1. Menunjukkan Manfaat Produk

Customer service online adalah seseorang yang dapat meyakinkan calon pembeli, atau malah membuat mereka ragu-ragu. Kuncinya tentu dengan menghubungkan manfaat produk dengan kebutuhan pembeli. Akan tetapi, jangan terlihat berlebihan atau bombastis. Jangan pula memaksakan minat pembeli apalagi yang bersifat menghina.

  1. Memastikan Transaksi Dilakukan

Setelan pembeli melalukan request pesanan CS online akan memastikan sistem pembayaran sudah berjalan. Seperti membuat nota order pesanan, serta mengecek bukti transferan. Kemudian melaporkan buktinya pada divisi marketing atau bagian keuangan.

  1. Menyiapkan Packing

Setiap pesanan barang dipastikan masuk dalam daftar packing yang akan dikirim melalui ekspedisi. Tugas CS juga memastikan data barang sesuai yang dimaksudkan dalam pack pengiriman.

  1. Konfirmasi Pesanan Terkirim

Customer service online adalah petugas yang melakukan konfirmasi melalui email atau pesan WhatsApp jika pesanan sudah terkirim. Selanjutnya pembeli akan berkomunikasi apabila terjadi kesalahan atau keterlambatan. Maka dari itu, CS online harus dapat menangani setiap keluhan yang dikirim lewat pesan chatting, dan mengatasi problem tersebut.

Demikian tadi peran dan tugas customer service online adalah komunikasi, konfirmasi, dan juga checking. Semuanya demi kepuasan pelanggan serta reputasi nama baik perusahaan dalam bisnis online yang dijalankan.

4 Karakter Andalan Customer Service Online Shop

Saat ini pilihan customer service online shop di dunia kerja cukup menjanjikan. Terlebih lagi saat persaingan ketat antar marketplace kian melesat. Bagi pihak manajemen sangat penting untuk mengubah keinginan shopping menjadi proses transaksi. Namun respon yang terlalu lambat diproses akan hilangkan minat belanja.

Itulah mengapa jeda kekosongan tidak sebaiknya terjadi dalam ruang sibuk internal marketing. Adapun posisi customer service online shop atau admin digital salah satu yang kerap diandalkan. Pintu rekrutmen terbuka lebar bagi peminat jobdesk menarik ini. Akan tetapi perusahaan tetap memiliki kriteria sesuai kewajiban dan tanggung jawab saat bekerja nanti.

Nah, jika tertarik pada karier customer service online shop, segera persiapkan diri Anda. Berikut ini kemampuan diri yang penting dipersiapkan:

  1. Paham Dunia Marketplace

Syarat wajib customer service online shop tentunya menguasai sistem digital. Terkhusus media digital yang digunakan untuk menyusun konten promosi.

Persyaratan teknis ini agaknya tidak sulit jika sudah terbiasa mengakses internet, berselancar media sosial, atau pernah berjualan di toko online. Meski demikian, bukan berarti cukup sampai disitu.

Tentu penempatan konten marketing tetap harus dipahami secara menyeluruh. Terutama jika nanti para shopper memiliki pertanyaan tentang sebuah konten gambar produk. Dari situ customer service online shop jangan sampai kebingungan menjelajah medianya sendiri.

  1. Tanggap dan Komunikatif

Seorang customer service adalah rekan bicara konsumen yang merekam suatu permintaan. Pastinya tentang suatu jasa atau produk yang dipromosikan. Begitu juga kepada perusahaan, sejumlah request order, hingga pesan dan kesan, mesti diungkapkan secara profesional.

Apabila ingin menjadi customer service online biasakan untuk bersikap tanggap serta komunikatif. Semisal dimulai dari media sosial atau aplikasi chat milik sendiri. Seperti merespon sapaan teman atau keluarga dengan  cepat. Ataupun menjual suatu produk lantas mengurus orderan tersebut hingga sampai di tujuan.

Di situlah cara membuka pengalaman berbisnis. Berpijak dari customer service online shop milik sendiri. Sampai kemudian mengelola marketplace berskala nasional.

  1. Pengetahuan Luas

Product knowledge sangat wajib dipunyai customer service online shop. Selain paham detail seluruh produk yang dipasarkan, termasuk pengetahuan lain. Mulai dari mengenal jati diri perusahaan, sampai tahu kondisi market secara umum. Pemahaman ini sangat berguna ketika harus menanggapi konsumen yang kritis terhadap kualitas barang dagangan.

  1. Problem Solving

Kemampuan ini membuat customer service online shop diandalkan pemilik marketplace. Pemecahan masalah yang dikeluhkan seorang pembeli turut ditangani CSO sebagai jembatan komunikasi. Meski pihak manajemen atau divisi terkait ikut dilibatkan, namun solusi pertama disampaikan melalui kontak customer service. Maka perlu kelihaian mengatur bahasa problem solving agar pengirim keluhan segera mengerti solusinya, dan merasa terselesaikan.

Demikian tadi 4 karakter menarik yang membentuk kinerja customer service online shop. Persiapkan diri Anda untuk menguasai dunia pekerjaan sebagai servis publik digital!

6 Kriteria Customer Service Online di Mata Calon Konsumen

Para customer service online mengelola banyak pertanyaan dari pelanggan. Terkadang informasi akurat masih dibutuhkan meski sudah tertulis keterangan singkat di halaman promosi. Semisal tentang spesifikasi produk yang perlu diperjelas kembali. Atau tentang bagaimana cara transaksi dilakukan secara tepat.

Itulah mengapa kontak customer service dianggap kebutuhan umum. Percakapan langsung ibarat solusi bagi konsumen yang mencari penjelasan. Bahkan tidak selalu dari sambungan telepon apabila media sosial difungsikan. Termasuk jika pemilik usaha terbuka untuk saling bertanya-jawab lewat aplikasi seperti halnya Whatsapp.

Customer service online spesifik melayani publik secara digital. Siapapun yang ingin bertanya dilayani seorang CSO yang bertugas di bawah manajemen perusahaan. Petugas jaga tentu diharapkan hadir secara real time bukan diwakilkan sistem robot komputer.

Seberapa baik servis jawaban yang diberikan bakal menentukan kesan positif terhadap toko online misalnya. Oleh karena itulah, dari sisi kita yang terbantu jasa percakapan ini, tentunya dapat menilai secara khusus. Lalu standar nilai seperti apakah yang menjadi standar kepuasan kita? Terkhusus dari layanan customer service online?

  1. Kecepatan Respon

Saat mengirim pesan tentu kita berharap tanggapan yang cepat. Apalagi untuk rencana pembelian pada saat itu juga. Disinilah customer service online yang responsif bakal menanggapi selekas mungkin. Konsumen takkan dibiarkan menunggu jawaban terlalu lama. Atau hanya sekedar membaca pesan otomatis.

  1. Sapaan Ramah Customer Service Online

Salam dan sapa yang seramah mungkin adalah tanda penerimaan dari CSO. Pengirim pesan akan merasa nyaman untuk memulai percakapan

  1. Menanyakan Kebutuhan

Keinginan mencari CSO tentunya bermula dari suatu keperluan yang belum terjawab. Pada bagian inilah petugas customer Service Online dapat balik bertanya tentang detail produk atau jasa yang diinginkan.

  1. Menjelaskan Sesuai Poin-poin Pertanyaan

Penjelasan dari CSO melalui kolom chatting mesti tercatat dengan jelas. Serta tidak menyimpang jauh dari maksud yang dipertanyakan. Jika malah semakin ruwet atau di luar konteks bisa jadi customer service online kurang memahami persoalan.

  1. Pencarian Data Tepat dan Ringkas

Data tentang keragaman produk ataupun daftar harga disampaikan setepat mungkin. Disertai penjelasan ringkas terhadap barang yang dipertanyakan. Dengan begitu kita pun sebagai konsumen merasa yakin memilih serta bertransaksi.

  1. Closing dengan Sopan

Setelah dirasa cukup membantu kedua pihak saling mengakhiri obrolan tadi.

Meski customer service online merasa kurang nyaman pada konsumen tadi, namun kalimat closing harus tetap diucapkan. Penutupan secara santun dan ramah-tamah menunjukkan attitude yang sangat baik.

Jadi, sekalipun konsumen batal melakukan order, namun layanan tanya-jawab customer service online dianggap cukup menjawab. Kepuasan ini takkan membuat kita ragu-ragu buat menghubungi kembali jika tertarik dengan promosi lain dari perusahaan.

Itulah tadi sejumlah kriteria penilaian terhadap standar pelayanan customer service online. Dengan begitu, posisi kita sebagai konsumen informatif akan disambut sebaik-baiknya.

Chat WhatsApp !